A rendezvényszervezés főbb szakaszai nagyjából ugyanazok maradtak az elmúlt évtizedben, de maga a technológia és a tervezés nem annyira. Ma már mindenféle új eszközök állnak rendelkezésre, amelyek gyorsabbá és könnyebben kezelhetővé teszik a folyamatot.
Az e-mail marketingtől kezdve a közösségi médián keresztül a megfelelő szponzorokkal való partnerségig sok mindent kell figyelembe vennie egy szervezőnek. Ezért a mai versenyképes rendezvényiparban elengedhetetlen, hogy átássuk és komplexitásában kezeljük az esemény teljes életciklusát.
A sikerhez elengedhetetlen, hogy már az első pillanatban képet kapj arról, pontosan hogyan is fog felépülni a szervezési folyamat. Ez a felosztás segíthet a terjedelem feltérképezésében és a kulcsfontosságú dátumok listájának összeállításában.
1. A célok meghatározása
Mi a rendezvény célja? A célok kitűzése irányt ad minden más tevékenységhez, a jegyértékesítő partner kiválasztásától kezdve a látogatottsági és nyereségcélok meghatározásán át a szponzori és szállítói partnerségek kereséséig.
2. Működő költségvetés összeállítása és a rendezvény beárazása
Ha már korábban is szerveztél hasonló eseményt, érdemes a tavalyi költségvetés átnézésével kezdened. Ha teljesen új rendezvényről van szó, megalapozott becslésekkel szükséges dolgozni. Ehhez használd ezt a rendezvényköltségvetés-sablont!
Ennél a pontnál van itt az ideje annak is, hogy meghatározd a jegyárakat és megbizonyosodj arról, hogy a bevétel elegendő lesz legalább a nullszaldóhoz, de ideális esetben nyereséget fog eredményezni.
3. Az időpont és a helyszín meghatározása
Válassz ki két időpontot: egy olyat, ami a legjobb az összes érintett fél számára, és a másodikat, ami ideális tartaléknak. Lehet, hogy rugalmasnak kell lenned, hogy megkapd a választott helyszínt, és mindenképpen alaposan fésüld át a helyszínre vonatkozó szerződést, mielőtt aláírod.
4. Előadók, szponzorok és fellépők keresése
Állíts össze egy listát az ideális előadókról és szponzorokról. Szilárdíts meg az együttműködéseket (beleértve az időpontot, a rendezvény kínálta lehetőségeket, az esetleges költségeket vagy kifizetéseket), emellett mindenképpen jó előre vedd fel velük a kapcsolatot, mivel a folyamat tovább tarthat, mint gondolnád.
A váratlan eseményeket semmilyen tervezéssel sem lehet megelőzni, de a lehető legtöbbet megteheted azért, hogy felkészülj a leggyakoribb vészhelyzetekre és hibákra. Íme, milyen lépéseket tehetsz annak érdekében, hogy a dolgok ne kerüljön ki az ellenőrzésed alól.
5. Ne veszítsd szem elől a papírmunkát
Az engedélyektől kezdve a szerződésekig sok rendezvényhez papírmunka szükséges. Győződj meg róla, hogy minden hivatalos dolgod rendben van: ehhez segítséget nyújt a rendezvényszervezés jogi szempontjairól szóló cikkünk. Csekkold!
6. Gondoskodj arról, hogy elegendő személyzet álljon rendelkezésre
Vedd figyelembe a logisztikát, például hogy mennyi időbe fog telni a szervezés, hány alkalmazottra és önkéntesre lesz szükséged stb. A megfelelő csapat felállítása segíthet abban, hogy a dolgok a tervek szerint menjenek, úgyhogy erre mindenképpen fektess kellő hangsúlyt.
7. Nyújts zökkenőmentes élményt a résztvevőknek
A beléptetőkártyáktól kezdve a résztvevők navigálását és hálózatépítését segítő alkalmazásokig a rendezvénytechnológia használata segíthet abban is, hogy lenyűgöző élményt nyújts és kezeld a káoszt. Ráadásul a mobil vagy a készpénzmentes fizetés az ételstandoknál és az árusító bódéknál jelentősen felgyorsíthatja a sorokat.
Rengeteg tennivaló akad a rendezvény végeztével, de amint minden leülepedett és még friss az élmény, itt a tökéletes alkalom arra, hogy felszínre hozd a tanulságokat. Íme, mit kell mérned, hogy minden egyes rendezvényen javíthass a jövőben.
8. Kérdezd meg a résztvevőket
A rendezvényt követően küldj ki kérdőívet a résztvevőknek, ami felméri, mennyire élvezték az eseményt és mennyire voltak elkötelezettek iránta. Megkérdezheted őket javaslataikról vagy olyan dolgokról is, amelyeket szívesen látnának a jövőben.
Hogy hogyan tedd vonzóbbá az eseményeddel kapcsolatos e-maileket, arról korábbi blogposztunkban bővebben is írtunk. Ne maradj le róla!
9. Merülj el mélyebben a konverziókban
Vess egy pillantást az értékesítési adatokra, hogy megtudd, mikor adtad el a legtöbb jegyet, és ez hogyan függött össze a futtatott marketingkampányaiddal. Így a következő rendezvényen megszoríthatod a marketingköltségvetést, mivel tudsz a legerősebb csatornákra összpontosítani. Erről egy komplex digitális marketingkalauzt készítettünk: csapj le rá és érd el könnyebben a teltházat!
10. Hasonlítsd össze eredményeket a célokkal
Emlékszel azokra a célokra, amiket az előzetes tervezési fázisban tűztél ki? Vedd elő őket és hasonlítsd össze a tényleges eredményeket a reméltekkel. Ezután tárd fel azokat a területeket, ahol nem úgy teljesített az esemény, ahogyan azt korábban vártad. Ha utólagos vizsgálatot végzel a rendezvényed teljesítményéről, akkor pontosan megállapíthatod, hogy min kell változtatni a jövőben.
Ezekre figyelj hát, ha stabil kezekben szeretnéd tartani az eseményed. Emellett elengedhetetlen, hogy rendelkezz a megfelelő rendezvénytechnológiával, mivel a jegyértékesítés egy átlagos esemény bevételeinek túlnyomó részét teszi ki. A megfelelő jegyértékesítési partnerrel rendelkezni kritikus fontosságú, így tedd meg ezt a lépést a Cooltix segítségével még ma! Vedd fel velünk a kapcsolatot!