Hogyan mondj le egy eseményt profi módon?

Nem számít, milyen gondosan tervezel, váratlan események bármikor történhetnek. Bár egy rendezvény lemondásának bejelentése nagy kihívásnak tűnhet, nem kell feltétlen annak lennie.

Az egyértelmű kommunikáció a résztvevőkkel, a beszállítókkal és a helyszínnel kulcsfontosságú. Az emberek csalódottak lehetnek, amikor magyarázatot adsz, miért is kellett meghoznod ezt a döntést, de ez ne térítsen el. A nyílt informálás segít elsimítani a dolgokat és fenntartani a vásárlók érdeklődését a jövőbeli események iránt.

Ebben az útmutatóban tippeket gyűjtöttünk össze arra vonatkozóan, hogyan lehet méltóságteljesen lemondani egy rendezvényt. Nézzük!

1. Hagyd abba az értékesítést

Először is, szüneteltesd az eladást és a reklámozást. Távolítsd el az eseményre való regisztráció vagy jegyvásárlás lehetőségét, amíg megtervezed és publikálod a lemondásról szóló közleményt.

2. Kommunikálj a résztvevőkkel

Nincs szigorú időbeosztás arra vonatkozóan, hogy a rendezvény időpontja előtt mennyi idővel kell tájékoztatni a résztvevőket a lemondásról, de célszerű a lehető leghamarabb tudatni velük. Ideális esetben ez legalább 24 órával az esemény előtt történik. Ha ennél hosszabb idővel - egy héttel, egy hónappal - előre is tudsz értesítést küldeni, az a legjobb.

Mindenképpen készíts egy listát arról, hogy milyen módon fogod terjeszteni a hírt: küldj a jegyvásárlóknak e-mailt, tedd közzé a közösségi médiában. A Te felelősséged, hogy mindenkihez eljuttasd ezt a kritikus információt, és ez nem csak a résztvevők bizalmát építheti, hanem egy hosszú távú kapcsolat kialakításához is utat nyithat.

Ha az eseményt csak el kell halasztani, küldj ki egy átütemezésről szóló közleményt konkrét dátummal és helyszínnel, hogy az érdeklődők elmenthessék az új időpontot.

3. Adj teljes visszatérítést

Ha a rendezvényt lemondod, térítsd vissza a teljes jegyárat. Ezt a lehető leghamarabb tudasd is a vásárlókkal, ideális esetben már a bejelentő e-mailben. Ha megnyugtatod őket, az segít a bizalmuk kiépítésében. Ha a visszatérítés feldolgozásához kártyaadatokat vagy egyéb információkat kell gyűjtened, világosan magyarázd el, hogy milyen információra és hogyan van szükséged (például egy kérdőív segítségével), és adj ésszerű határidőt az intézkedésre.

Ha átütemezed a rendezvényt, tisztázd a résztvevőkkel, ez mit jelent a jegyeikre nézve. Automatikusan érvényesek a régi belépők az új időpontra? Vagy mindenkinek visszatéríted a jegyárat és elsőbbségi foglalást biztosítasz számukra a friss eseményre? Arra figyelj, hogy azok számára feltétlen térítsd vissza a jegyek árát, akik nem tudnak eljönni a helyettesítő eseményre.

4. Mérlegelj és értékelj

Vess egy pillantást a lemondási folyamatra és győződj meg róla, hogy mindent lefedtél. Ellenőrizd, hogy az összes résztvevővel, eladóval, előadóval és helyszínnel kommunikáltál-e.

A résztvevők és az eladók visszajelzései még ebben a szakaszban is hasznosak lehetnek. Fontold meg, hogy megkérdezed a jegyvásárlókat, hogy részt vennének-e egy újratervezett rendezvényen. Ha az alacsony létszám miatt végül lemondod, próbáld meg kideríteni, mi hozna több érdeklődőt. Kérdezd meg az eladókat és a fellépőket, hogy változtatnának-e valamin. A visszajelzések kérése - még akkor is, ha a dolgok nem a terveknek megfelelően alakultak - segíthet értékes bizalmat építeni a rendezvényed iránt.

+1 E-mail sablon esemény lemondásához

Nehéz lehet megtalálni a megfelelő megfogalmazást egy esemény lemondásához. Ebben a helyzetben valószínűleg csalódottnak érzed magad és ebben a résztvevők is osztozni fognak. Törekedj rá, hogy az e-mail megnyugtató és informatív legyen, hogy az érintettek ne a sötétben tapogatózzanak. De hogyan kell megírni egy esemény lemondásáról szóló értesítést? Az alábbi sablonunk segíthet!

Tárgysor:

• Legyen rövid és tömör.
• Törekedj rá, hogy a résztvevők azonnal tudják, melyik eseményről szól az e-mail.

E-mail szöveg:

• Kezdd azzal, hogy közlöd a közönséggel, hogy az esemény elmarad.
• Tudasd velük, hogy miért. Nem kell részletezni a döntésed, de jobban fogják érezni magukat, ha tudják, jó okod volt rá.
• Magyarázd el, hogyan működik a visszatérítés/csere, vagy tájékoztasd őket arról, hogy mikor tudsz részletekkel szolgálni.
• Próbálj meg válaszolni a résztvevők esetleges kérdéseire.
• Végül pedig győződj meg róla, hogy tudják, kihez fordulhatnak, ha további kérdéseik vannak.

Összefoglalás

Számos oka lehet annak, hogy le kell mondanod egy rendezvényt és ezek mindegyike nehéz döntésnek tűnhet. Legyen szó kedvezőtlen időjárásról, a helyszínnel kapcsolatos problémákról vagy egy váratlan kihívásról, néha a lemondás a helyes döntés. Ha azonban a kommunikációt jól csinálod, az segíthet megőrizni a márka és a közösség erejét.

A hatékony jegyértékesítés már fél siker: vedd fel velünk a kapcsolatot és segítünk benne!